Los 8 pasos de la Gestión Documental

LOS OCHO PROCESOS O PASOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

En el manejo diario de documentos, se vislumbra la necesidad de regular, controlar y, sobre todo, planificar los procesos administrativos. Estos procedimientos son fundamentales si buscas el hecho de afianzar la empresa y su crecimiento a partir de allí.

Estos procesos o pasos pueden desglosarse de la siguiente manera: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de los documentos, preservación a largo plazo y valoración.

1 PLANEACIÓN

Se denomina así a la serie de acciones organizadas que permiten planear, generar y valorar la documentación de la empresa. Abarca la creación, diseño de formularios, formas y documentos, el análisis de los procesos y su registro de gestión documental, dentro del contexto legal, técnico y funcional de la entidad.

En este momento se realiza una revisión, análisis e interpretación de lo que necesita la empresa y lo que ella define como objetivos en los cuales se basarán las estrategias a implementar en cuanto a la gestión documental. Es por ello que este proceso de planeación implica la implementación de las normativas y fundamentar las bases de las que surgirán la producción, categorización y almacenamiento de la documentación, dentro de las políticas empresariales.

2 PRODUCCIÓN

En este punto de producción, se establecen las actividades reservadas a estudiar la documentación como creación o ingreso, su formato y estructura, su finalidad y relevancia, en qué área impacta y a cuáles trámites afecta, en qué procesos interviene y los resultados que se obtienen.

También se evalúan en este nivel los medios con los que se les da tratamiento a los documentos, la ejecución de tecnologías, sus estrategias con la finalidad de optimizar la gestión documental.

3 GESTIÓN Y TRÁMITE

En este proceso de gestión y trámite, se evalúa el documento de forma integral, qué incidencia tiene en los procesos empresariales y qué función tiene en la proyección hacia el exterior. También se revisan objetivamente los trámites en los que incide, su nivel de relevancia, la calidad y qué tan accesible es al momento de necesitarlo.

En detalle se analizan: el registro, la vinculación a los trámites, la distribución, los metadatos, la disponibilidad, recuperación y la forma de acceder para consultarlo.

4 ORGANIZACIÓN

La organización es el conjunto de operaciones del tipo técnico de gestión documental. Abarcando la clasificación, su ubicación estratégica en el nivel apropiado, organizarlo y detallarlo correctamente.

Se trata de una revisión detallada en la que se determinan su categorización, su serie, una valoración, el tiempo necesario de almacenamiento, el departamento empresarial al cual pertenece y a qué tipo de archivo se lo asignará. Esto dará el orden que el documento necesita.

5 TRANSFERENCIA

Cuando se analiza la Transferencia, se hace referencia al conjunto de actividades que se establecen para transferir la documentación mientras se encuentra en las fases de archivo. Allí se verifica su estructura, se valida el formato en el que fue generado, su migración, su “refreshing”, su conversión, metadatos técnicos de su formato, metadatos necesarios para su preservación y sus metadatos descriptivos.

Deben determinarse las políticas en este sentido propias de cada entidad, que se ajustan a las tablas de valoración documental (TVD).

6 DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Con disposición de los documentos se entienden todos los procesos de selección y valoración del documento en pos de su conservación o eliminación, determinando como punto de partida las tablas de retención y valoración documental.

Desde aquí se realiza el seguimiento de todos los ciclos de vida en cada documento que se gestione, con el objeto de darle el tratamiento respectivo y, de ser necesario, establecer su momento de eliminación y/o su correcta destrucción.

Este tipo de selección de documentos tiene que poder realizarse, independientemente de la etapa del archivo en la que se encuentre dicha documentación, estableciendo una conservación temporal, permanente o su eliminación, según lo que se establezca en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

La preservación a largo plazo es fundamental y se refiere a todos los procesos o acciones, estrategias, requerimientos y los estándares que se llevan a cabo durante el tiempo en el que se realiza la gestión documental, con el objetivo de preservarlos en el tiempo, sin importar su medio, la forma en que se registró o su almacenamiento. Además se considera dentro de esta etapa, la manera en que se lo archiva.

Todas estas consideraciones dan forma a las políticas que se aplican y sus mejoras o correcciones en cuanto a la conservación a largo plazo de la información.

8 VALORACIÓN

Este es un proceso que debe aplicarse de forma permanente y continua. Se da inicio a la valoración desde el mismo momento en que se planifica el documento, estableciéndose sus valores primarios y secundarios. Esta valoración será determinante para establecer sus fases en el archivo, su permanencia, su destino final, ya sea conservación o eliminación después de un determinado tiempo. (Decreto 2609, del 14 de diciembre de 2012, que reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, artículo 9).

Como puedes ver, la gestión documental se ha vuelto indispensable en las empresas que manejan un importante volumen de información, que debe ser clasificada, catalogada y almacenada de manera tal que sea accesible a su consulta, que pueda ser versionada y almacenada de forma segura para que perdure en el tiempo.