La importancia de la Gestión Documental en la empresa

A continuación, procederemos a definir en profundidad este concepto, sus distintas aplicaciones en un contexto empresarial, la importancia que las mismas cumplen y el rol del Estado como organismo de regulación en la gestión de datos.

¿A qué nos referimos cuándo hablamos de Gestión Documental?

Cuándo hacemos referencia al concepto de Gestión Documental, la definición a la que aludimos es al conjunto de prácticas organizativas de documentos propios de una empresa o emprendimiento. Estos documentos pueden provenir de la empresa en sí, o haber sido recibidos como comprobante de una transacción, entre otros posibles orígenes. En resumidas cuentas, hace referencia al manejo de documentos, que las organizaciones llevan a cabo diariamente.

Es normal restarle importancia a estas prácticas en la primera impresión, ya que no se presenta como algo menester, pero llevarlas a cabo de forma ordenada y sistemática, no solo mejora exponencialmente la organización de la empresa o emprendimiento, sino que a su vez permite utilizar determinados documentos como comprobantes legales de las transacciones de dicha empresa.

¿Qué beneficios acarrea una Gestión Documental eficiente dentro de una empresa?

Como mencionamos anteriormente, este tipo de manejo centralizado de los archivos, mejora la organización de la empresa. Esto se debe a que esta forma de archivar documentos, de manera ordenada y clasificada, permite un fácil acceso a los mismos, acelerando el manejo de la información, en tiempos donde la misma circula constantemente por las redes, lo que deja relativamente obsoletos a los archivos físicos.

La clave dentro de esta forma de organización de archivos, es la optimización del tiempo de búsqueda de información, el ahorro de costos extra, brindar mayor seguridad a los documentos y a su vez facilitar las consultas a los mismos mediante buscadores digitales. Esto último se relaciona muy fuertemente con otro gran aspecto de la Gestión Documental, que es el pasaje de archivos físicos a digital.

Archivos físicos y archivos digitales

Ya hicimos mención a la obsolescencia relativa de los archivos físicos frente a la era digital, no solo por el costo que suponen los primeros, sino también por los beneficios que presenta la digitalización con respecto al documento tradicional. Mediante la digitalización de archivos se puede acceder a un mismo documento desde diversos lugares del mundo, lo que facilita de esta forma las comunicaciones transnacionales entre empresas, a su vez que facilita la organización interior de las empresas. Todo esto se realiza en pos de mejorar la productividad, una actitud que debe ser indispensable en el manejo de toda empresa. El objetivo en parte se logra adaptándose a las tecnologías y dinámicas de trabajo disponibles en cada época.

Es innegable que los archivos físicos cumplieron un rol muy importante a lo largo de la historia dentro de las empresas, pero a su vez hay que saber reconocer cuando un ciclo llega a su fin, y saber adaptarse a esa situación, en pos de mejorar la productividad de la empresa o emprendimiento a la que dediquemos nuestro trabajo. En el caso de la gestión de documentos, un buen punto de partida es la digitalización de archivos, la cual ahorra tiempo, espacio, costos y brinda una mayor seguridad a los mismos, con el fin de efectivizar la productividad y conservar la memoria institucional intacta.

¿Qué rol cumple el Estado como regulador dentro de la Gestión Documental?

Para ser capaces de desarrollar en profundidad el rol del Estado en la Gestión Documental, y su intervención dentro del manejo interno de una empresa, es necesario partir de un caso específico como lo es el de Colombia. Allí la Super Intendencia de Comercio (SIC), reglamentó una serie de normas para las empresas, sobre la manera en la que deberían organizar sus archivos. Si bien muchas empresas tomaron esta reglamentación como un avance desmedido del Estado sobre su propiedad privada, es cierto que las regulaciones exigidas desde una institución estatal como la SIC, permitían un manejo más efectivo de la información dentro de las empresas, y una mayor transparencia respecto de sus negocios hacia afuera.

Tomemos este caso simplemente como un ejemplo, sin detenernos a analizar en profundidad sus vicisitudes, y tengamos en cuenta el rol del Estado. Todas las medidas planteadas, se corresponden a un manejo de la información típico de la Gestión Documental. Es aquí donde esta forma de organizar los archivos opera como medio para evitar conflictos legales, ya que de archivarse correctamente todos los documentos en servidores digitales especializados, se pueden realizar auditorías sin riesgo a que haya vacíos de información, que pueden llevar a una pérdida de confianza entre el Estado y las empresas, o incluso, en casos más severos, a conflictos legales de suma seriedad.

Es bajo estas condiciones, que las medidas propuestas por el Estado, no deben ser vistas como una intervención directa del mismo, en tono de persecución, sino como una herramienta para lograr un desarrollo laboral más efectivo y transparente, una administración eficiente y una sólida relación entre el Estado y el capital privado.

Podemos de esta manera concluir que la organización de archivos y documentos, es vital en todo tipo de emprendimiento, y para poder ser llevada a cabo de forma efectiva, necesita de la colaboración de todas las partes de dicha empresa y / o emprendimiento; es vital que el personal que la empresa tiene a disposición, se encuentre especializado en el ámbito de la Gestión Documental y que adicionalmente cuenten con las herramientas idóneas para llevar a cabo estos procesos que permitirán a la empresa ser más eficiente y competitiva.