¿Qué es un SGDEA?

QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVOS – SGDEA

La tecnología actual ha permitido renovar las prácticas en la gestión de documentos, volviéndose una herramienta fundamental para acceder, consultar, generar transparencia y optimizar la información.

Esta ventaja en el manejo de documentos, trae como responsabilidad establecer políticas claras sobre dicha gestión documental para preservar el patrimonio. Es importante observar que todos los documentos serán tratados a través de la tecnología.

Dentro de los sistemas de gestión de documentos, se visualizan los siguientes:

• SGDEA: Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
• EDMS: Electronic Documents Management System.
• EDRMS: Electronic Document and Records Management System.
• ERMS: Electronic Records Management System.
• ECM: Enterprice Content Management.

CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE UN EDMS SEGÚN DANIEL NOONAN

Según Noonan “un EDMS es un sistema de software que controla y organiza los documentos en toda la organización, independientemente que se hayan declarado como documentos electrónicos de archivo o no”.

Los procesos que incluyen habitualmente son:

• Creación y captura del documento.
• Acceso, almacenamiento y recuperación del documento.
• Edición, revisión, procesamiento, gestión en general de documentos de texto o imágenes.
• Flujo de trabajo, distribución y recuperación de documentos.

Es importante recordar que en este software se facilita el hecho de crear, editar, modificar, distribuir, en general, gestionar de forma operativa los archivos. Además de permitir almacenar distintas versiones, documentación de apoyo y todo el historial de modificaciones que sufra cada uno.

En el sistema ERMS no se pueden modificar los documentos una vez que ingresan, solo podrá consultarse pero no editarse o borrarse.

Con el tiempo se unificaron ERMS y EDMS derivando en EDRMS. En este último software se le fueron agregando nuevas funcionalidades dando respuesta a las necesidades que se iban presentando. Hacia el año 2000, la Asociación Internacional para la información y gestión de imágenes (AIIM) incluyó la sigla ECM indicando Enterprise Content Management, en la cual se contempla la combinación de las herramientas, estrategias para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar documentos de apoyo para los procesos.

Esta forma de Gestión de Contenido Empresarial no solamente contempla los documentos propios sino que se transforma en una herramienta de colaboración para contenidos web, gestión de activos digitales y de la mayoría de los productos de tipo digital.

En conclusión EDMS y EDRMS son equivalentes a lo utilizado en Colombia como SGDE (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos) y SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo).

UTILIZACIÓN DE UN GESTOR PARA DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES

La necesidad, por parte de las entidades, de generar diferentes documentos como resultado de sus acciones administrativas: inventarios, nóminas, contratos, etc., lleva a demostrar que es indispensable un gestor para dicha documentación.

Independientemente de cómo se halla creado el documento, tiene que ser factible de gestionarse a través del gestor documental, permitiendo la elaboración del expediente con todas sus características para el archivo.

CARACTERÍSTICAS Y DIFERENCIAS ENTRE SGDE Y SGDEA

Existen soluciones tecnológicas que cubren las necesidades empresariales en cuanto a la gestión documental. Estas soluciones atienden los procesos de captura, gestión, almacenamiento y distribución. Estos productos son compatibles con la categoría de ECM. Pueden utilizarse de forma separada o en conjunto. Estos componentes permiten gestionar todo tipo de archivo digital desde su creación hasta su almacenamiento y posterior distribución, automatizando flujos de trabajo, revisiones compartidas, generación de comentarios, clasificación general y sus etiquetas.

CAPTURA DEL DOCUMENTO

Comprende la creación, ingreso y captura o recepción del documento en formato papel o soportes analógicos. Luego se digitaliza, se clasifica y etiqueta, estableciendo los documentos adjuntos, datos adicionales o formularios.

GESTIÓN DEL DOCUMENTO

En este componente se puede administrar de forma integral la documentación: indexarlo, incorporarle metadatos, versionarlo, establecer su ciclo de vida, realizar los flujos de trabajo.

ALMACENAMIENTO DEL DOCUMENTO

En este componente se almacena el documento de forma estándar, se lo mantiene activo, permitiendo el acceso independientemente de su origen, soporte y medio de creación. Es necesario que la entidad contemple las políticas de archivo que establece el Archivo General de la Nación, en cuanto a las transferencias de documentos en los distintos ambientes tecnológicos. De esta manera se mantiene la transparencia en la gestión documental.

DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO

En este componente es posible publicar, recibir y enviar documentación a diferentes dispositivos electrónicos, intranet, extranet y todo tipo de sistema de gestión o aplicaciones a través de la interoperabilidad y sus posibilidades de exportación que facilite el intercambio transparente con otros sistemas, incluyendo la información pública.

En conclusión, incorporar tecnología como soporte a la gestión documental es lograr una visión integral y clara sobre las necesidades que surgen del manejo de información y que llevan, sin lugar a dudas, a buscar soluciones informáticas para apoyar los procesos inherentes a la gestión documental.