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LOS REQUISITOS DE UN SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL - SGDEA SEGÚN EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
CLASIFICAR Y ORGANIZAR DOCUMENTOS
Es fundamental que el SGDEA permita crear, automatizar y utilizar las Tablas de Retención Documental (TRD), partiendo de plantillas pre-establecidas y asistentes que colaboren con la gestión general de la TRD.
Dichas tablas permitan la opción de versionar, actualizar, fechar la actualización y otorgar un identificador si es necesario.
Así mismo, el SGDEA tiene que garantizar que todos los documentos asociados a una TRD, mantendrán los criterios de tiempo y disposición de la versión que corresponda, sabiendo que cuenta con múltiples niveles.
También tiene que ser capaz de validar la información que ingresa a la TRD, indicando si existe en el sistema información similar o igual.
RETENER Y DISPONER DOCUMENTOS
Es necesario que el SGDEA permita solamente administrar y/o gestionar manteniendo una historia inalterable de todas las modificaciones realizadas incluyendo las fechas en las que se hicieron y el usuario que la realizó. Las modificaciones que se realicen deben impactar en todas las series y sub-series que se asignen.
Como función mínima, el SGDEA, tiene que admitir las siguientes acciones: conservación permanente, eliminación automática, eliminación autorizada desde el rol administrativo, transferencia y selección. Cuando se trate de eliminación, el sistema tiene que solicitar el usuario que lo realiza, fecha de solicitud y el motivo por el cual se lo elimina.
Tiene que ser capaz de emitir un alerta indicando los documentos vinculados al que se están eliminando. Cuando se disponga de tecnología obsoleta o se busque la seguridad de la información, el sistema debe garantizar la estructura de los documentos preservándolos tal cual son. El SGDEA generará un reporte de dicha transferencia o migración.
CAPTURAR E INGRESAR DOCUMENTOS
Es importante que el SGDEA permita definir y establecer parámetros de formatos de captura, junto con el mantenimiento de éstos.
En cuanto al tipo de documento a gestionar, el sistema tiene que admitir videos, audios, imágenes, textos todos de igual manera.
Los procesos de captura tienen que ser compatibles con la Tabla de Retención Documental con la cual se asocian. Así también no debe existir una limitación en cuanto al número de documentos que van a capturarse.
En caso de querer capturar un documento cuyo formato no esté configurado, el SGDEA tendrá que generar un alerta indicando al usuario los formatos permitidos, aceptando, de ser necesario, la conversión de formatos.
El SGDEA tiene que aceptar la parametrización de firmas: digitales, estampado cronológico, encriptación, etc.
BUSCAR Y PRESENTAR DOCUMENTOS
En cuanto a la búsqueda de documentación, el SGDEA tiene que aceptar combinaciones de criterios de búsqueda, tales como: coincidencias aproximadas, intervalos de tiempo, agrupaciones de palabras, códigos, tipos de formatos, comodines, números, posibilidad de autocompletar, etc.
El SGDEA, luego de la búsqueda, tiene que mostrar los resultados en forma de lista y, según el tipo de documento, mostrado en miniaturas, ya sea de imágenes, audios, textos, etc. Debe ser posible exportar estas búsquedas como reportes e informes. En ellos, se tiene que poder incluir tablas, gráficos, informes de cargas fallidas, procesos o procedimientos incompletos.
INCORPORAR METADATOS EN DOCUMENTOS
Es necesario que el SGDEA permita agregar distintas formas de metadatos, parametrizando y aplicando los elementos del esquema de los metadatos. También debe validar y controlar el ingreso de dichos metadatos mínimos.
Estos metadatos en los documentos de captura, deben verse en pantalla y deben heredarse de modo predeterminado. El SGDEA tiene que aceptar la asignación de palabras clave en expedientes y/o documentos, fundamentados en bancos terminológicos.
ESTABLECER USUARIOS
En el SGDEA tiene que estar contemplada la posibilidad de crear y administrar usuarios con sus correspondientes roles y permisos. Los privilegios de los usuarios pueden ser modificados en cualquier momento, ya sea para asignarlos o revocarlos. Debe permitir la creación de usuarios válidos por un cierto tiempo que se eliminarán automáticamente pasado dicho período.
Además, debe ser capaz de capturar y almacenar en los sectores de auditorías todas las acciones realizadas sobre los documentos, expedientes, usuarios y metadatos, quién las realiza, la fecha y hora de dichas acciones, los cambios realizados, navegador, dirección de IP y todos los datos del sistema operativo desde donde fueron realizadas las acciones.
CREAR FLUJOS DE TRABAJOS ELECTRÓNICOS
El SGDEA tiene que admitir la creación, diagramación, administración y ejecución de flujos de trabajo, planificando las tareas que conforman un proceso y/o procedimiento, estableciendo los tiempos de ejecución y los tiempos de respuesta de los procesos y/o procedimientos realizados.
El SGDEA tiene que ser capaz de parametrizar la configuración y gestión de los flujos de trabajo, de la validación de actividades y de la definición y asignación de usuarios.
Otras de las opciones que tiene que permitir este sistema es visualizar las actividades que aún están pendientes, otorgar prioridades según criterios seleccionados y apreciar la información en tiempo real del flujo de trabajo.
EXIGENCIAS NO FUNCIONAL
En el SGDEA el tiempo de inactividad que no fue prevista, tiene que ser menor a 10 horas al trimestre y 40 horas al año.
El sistema debe estar disponible las 24 hs, los 7 días de la semana, los 365 días del año. El tiempo de búsqueda sencilla tiene que estar entre 3 y 5 segundos.
Cuando se origine un fallo en el software o hardware, el SGDEA tiene que ser capaz de volver a un estado conocido como la copia de seguridad del día anterior, en un tiempo menor a 2 horas.
El sistema debe ser 100% online y su gestión debe realizarse desde un navegador, permitiendo un manejo sencillo e intuitivo. Tiene que ofrecer soporte para sistemas de almacenamiento tipo NAS, DAS y SAN. Debe contar con un manual de procedimientos y soporte online.
El SGDEA debe permitir gestionar ventanas, menús, gráficos, disposición en pantalla, colores y fuentes, estableciéndolos como predeterminados en un perfil de usuario.
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