¿Qué es el Sistema Integrado de Conservación?

¿QUÉ ES EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN?

HERRAMIENTAS PARA UNA ORGANIZACIÓN MÁS EFECTIVA

Si consideramos a la Gestión Documental como el proceso de organización de los archivos internos de una empresa, con el fin de lograr un manejo más eficiente y transparente de los mismos, el Sistema Integrado de Conservación cumple el papel de ser el método de trabajo mediante el cual la Gestión Documental es llevada a cabo. El objetivo final de estas prácticas es lograr la correcta clasificación y preservación de los archivos en el tiempo, por lo que su presencia resulta vital dentro de todas las empresas y órganos administrativos del Estado, ya que evita inconvenientes al momento de trabajar con las diversas documentaciones existentes.

Básicamente el Sistema Integrado de Conservación consiste de dos componentes: El Plan de Conservación Documental y el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo. A continuación detallaremos de forma más extensa cómo estos componentes operan dentro de la Gestión Documental, y la importancia que poseen en la administración de archivos dentro de las empresas.

¿Qué es específicamente el Sistema Integrado de Conservación?

Se considera preservación a largo plazo al conjunto de acciones aplicadas durante su gestión para asegurar su durabilidad en el tiempo. De estos procesos surge un instrumento de archivo conocido como “Sistema Integrado de Conservación”.

Por este motivo, un Sistema Integrado de Conservación, se define como el conjunto de estrategias, procesos, programas y procedimientos tendientes a conservar y preservar digitalmente, según las políticas de gestión documental, que aseguran un correcto mantenimiento de todo tipo de información, sin considerar el medio o tecnología con la que se haya elaborado. En ellas se conservan atributos como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad desde que se produce o recibe hasta su ubicación final, pasando por todos los procesos que necesita su gestión. (Acuerdo AGN 006 del 15 de Octubre de 2014).

Los componentes del Sistema Integrado de Conservación, en el marco del proceso “Preservación a Largo Plazo” son:

• Plan de Conservación Documental: se aplica a documentos en soporte papel, en soporte flexible, medios magnéticos, medios ópticos y medios extraíbles. Necesita de infraestructura.
• Plan de Preservación Digital a largo plazo: se aplica a documentos electrónicos en general, tanto los de origen digital como los que fueron digitalizados posteriormente a ser creados. Necesita de un software.

PLANIFICACIÓN DEL PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Para lograr la correcta implementación es necesario considerar los siguientes puntos:

• Diagnóstico Integral de Archivos: en este punto se analizan los componentes de conservación administrativos, de infraestructura y las características propias de la documentación (su volumen, sus características técnicas, tipo de uso y el estado de conservación en el que se encuentra).
• Qué políticas se vienen aplicando y cuáles corresponden aplicar.
• Planificación de acciones a realizar.
• Mapa de riesgo de la organización.
• Planificación de mejoras.
• Informe con los formularios de reportes en los avances.

Beneficios de la implementación de un Plan de Conservación Documental

Implementar este Plan de Conservación les permitirá a las entidades tener los siguientes beneficios:

Armonizar la conservación de los documentos según políticas de archivo.

Articular y coordinar la conservación contemplando todos los procesos de gestión y la función de archivo.

Definir las actividades con sus correspondientes tiempos, objetivos y responsabilidades según el grado de desarrollo de la Gestión Documental de cada organización.

Mejorar la conservación de los documentos y la eficiencia en los servicios que ofrece el archivo.

Menor riesgo de perder documentación.

PUNTOS DE REFERENCIA LEGALES

Para desarrollar el Sistema Integrado de Conservación, se tuvieron en cuenta los siguientes referentes normativos:

Ley 80 de 1989: establece las funciones del Archivo General de la Nación. En su número b) habla de fijar políticas para organizar, conservar y utilizar el patrimonio documental según planes establecidos por la Junta Directiva.

Ley 397 de 1997: Ley General de Cultura (modificada por la Ley 1185 de 2008). En su artículo 12 fija pautas sobre el Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en movimiento.

Ley 594 de 2000: en su título XI, artículo 46, establece la obligatoriedad de implementar un Sistema Integrado de Conservación.

Ley 1712 de 2014: Ley de Transparencia y de Acceso a la información Pública Nacional, Decreto 1080 de 2015.

Decreto 2578 de 2012: en su artículo 2 “Fines del Sistema Nacional de Archivos”.

Decreto 2609 de 2012: en su Capítulo IV, artículo 29.

Decreto 2609 de 2012: en su artículo 9, número g) se define la preservación a largo plazo.

Decreto 1515 de 2013: modificado por Decreto 2758 de 2013, artículo 12, marcan los procedimientos y lineamientos generales para la transferencia de documentos.

Decreto 1100 de 2014: en su Artículo 5, establece incumbencias con respecto a la reglamentación las condiciones técnicas especiales de los bienes muebles del tipo documental.

Acuerdo AGN 047 de 2000: en su capítulo 5, artículo 43 en cuanto a acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo AGN 049 de 2000: en su capítulo VII, artículo 61 de conservación de documentos.

Acuerdo AGN 050 de 2000: en el Artículo 64, Título VII, hace referencia a la prevención de deterioro de documentos.

Acuerdo AGN 006 de 2014: Artículos 46, 47 y 48 del Título XI, conservación de documentos.

Acuerdo AGN 008 de 2014: Artículos 13, 14, en sus parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000, en el que se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para las prestaciones de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación del archivo.